NotionとGoogleカレンダーでタスク管理してみたら便利だった話

どうも、やりたい事とやらないといけない事に追われているケンタロウ(@kentaro_koga)です笑

限られた人生の中で、時間を出来るだけ効率良く使うにはどうしたら良いのかずっと考えていました。

そして国内外問わず色んな方の記事やYouTubeを見る中で、どうやらタスク管理が大事なんだなと気付きました。

この記事では、僕が今どのようにタスク管理をしているか紹介していきます。

この方法がベストとかではないですが、タスク管理ツールで迷われている方は参考にして頂けたら幸いです。

そもそも何故タスク管理？

タスク管理を始めたキッカケは、”1日の達成感が無かったから”です。

タスク管理を始める前は、やることを思い付いたらそれをやる感じでした。

なので毎朝”今日何をしないといけないんだっけ？”と考えていました。

これがすごい疲れるし、気付いたら全然タスク終わってないし、達成感もありません。

これらを解決する為にタスク管理を始めてみました。

色んなタスク管理ツールに手を出してきて、今はGoogleカレンダーとNotionに落ち着いています。

Googleカレンダーの使い方

Googleカレンダーではその日のスケジュールをどんどん並べていきます。

あまり分単位で正確にするのは辛いので、30分より短いものはなるべく入れません。

また1時間以上のものもあまり入れません。＊上の写真にある長ーい赤は気にしないでくださいw

Googleカレンダーには複数のカレンダーを追加できるので、“仕事(Work)””パーソナル(Personal)””移動(Travel)”の3つのカレンダーを作りそれぞれ色を振っています。

「新しいカレンダーを作成」からカレンダーを追加できます。

名前をつけてカレンダーを作成するだけです。

あとはこの「オーバーフローメニュー」からお好みの色に設定して終わりです。

ちなみにこのやり方はMatt D’Avellaさんのやり方と同じです。

Googleカレンダーはスマホアプリもありますし、メールアプリのSparkとも連携しています。

Googleカレンダーでその日何にどれだけ時間を使ったのかトラッキングできるようになりました。

これで自分がどれだけダラダラしているのか、移動しているのか、仕事しているのかがわかります。(わかりたくないw)

Notionの使い方

Notionは「週単位のタスクの俯瞰」と、「全タスクのデータベース」みたいな感じで使っています。

Home画面では、とりあえずプライベートと仕事の中に下層ページがある感じにしていますが、まだあまり使いこなせてはいませんw

この「Task Management」がタスク管理の場所(ページ)です。

ブログなどはBlogのとこで管理しています。

スマホアプリも入れてますが、編集はPCの方が断然やりやすいので、スマホアプリはタスクの閲覧用として使っています。

上は週単位のタスク

「Task Management」ページにいくとこんな画面になります。

月曜日から金曜日までのタスクを俯瞰して見れるようにしています。土日は休みなのでテキトーw

もしその日に出来なくてもドラッグ&ドロップですぐに入れ替えが出来ます。(なるべく入れ替えはしないようにはしてますw)

基本的に日曜日に週のタスクをザックリ決めます。

いきなり入ったタスクはその都度追加します。

重要なタスクは色を変えたり太文字にします。

下はタスクのデータベース

ちょっと下に行くとこんな画面になります。

タスクのデータベースはNotionのList – Inlineをゴニョゴニョして使っています。

Viewから説明すると、、、

「その週、次の週、その月、次の月、今年、ウィッシュリスト」のViewを追加しており、それぞれフィルターをかけています。

この「Add a View」から簡単に新しいViewが作れます。

「This Week」のViewの設定の例

This Week(今週のタスク)のViewを例に挙げてみます。

設定方法は、まず右にあるこの点３つのボタンをクリックします。

すると、そのView内のInline Listを色々設定できる項目が出てきますので、「Filter」をクリックします。

既に設定済みですが、「Add a Filter」をクリックすると、このように「〇〇(Property)」is「〇〇(フィルターしたい値)」のように設定できます。

「This Week」の場合は「Due」is「This Week」と「Done(チェックボックス)」is「チェックされていない」(完了していない)でフィルターをかけています。

ちょっと面倒ですが、自分が必要な分だけ同じことを繰り返すだけなのでそこまで苦ではなかったです。

ちなみに「Completed」のViewは「Done(チェックボックス)」is「チェックされている」(完了)のみでフィルターをかけています。

「Completed」内のタスクは定期的に削除しています。

チェックボックスにチェックを入れる時と、Completed内からタスクを消す時にちょっと達成感が得られますw

タスクの追加

データベース(List – Inline)には親タスクをどんどん追加していき、上の週単位のタスクには子タスク(たまに親タスクも)を追加していきます。

「New」を押すとタスクが追加できます。

このようにタスクのタイトルから期間、優先度、締め切り、カテゴリー、タグ、進行状況、メモなどを追加できるようにしています。

この「Add a Property」を押すと色んなプロパティが追加できます。

追加できる項目は「テキスト・番号・選択・複数選択・日付・人・ファイル&メディア・チェックボックス・URL・Email・Phone」などです。

他にも公式やリレーション(他のデータベースと繋げる的なやつ)などもありますが、今のところ全然使っていません。

使い方
• 月の始めにその月のタスク管理＋編集
• 週の始めにその週のタスク管理＋編集
• 前日の夜に次の日のタスクのチェック

忘れるのでiPhoneのデフォルトアプリのリマインダーにそれぞれリマインドしてもらっていますw

こんな感じですね。

GoogleカレンダーとNotionのタスク管理システムの良いところ

それぞれの役割はこんな感じ

• Googleカレンダー：やる事とやった事のトラッキング
• Notion：全てのタスクの管理

では、このGoogleカレンダー×Notionでのタスク管理システムの良いところをあげていきますね。

タスクを俯瞰的にみれる

Notionの週単位のタスクを、データベース(List – Inline)で全タスクを俯瞰して見ることができます。

これをする事で、”今何をすべきなのか””何が一番したいのか”がわかりやすくなります。

あとは週単位のタスクに入れていき、それに沿ってGoogleカレンダーで予定を組んだりトラッキングしていくだけです。

先ほども少し紹介しましたが、データベース(List – Inline)にはチェックボックスを用意しており、チェックするとComplete(完了)のViewでしか見れなくなるようにフィルターをかけています。

チェックを入れる時にちょっと達成感を得られます。

定期的にCompleteのViewを開き、完了したタスクを消していきます。

ここでもチェックボックスにチェックを入れた時と同じようにちょっと達成感を得られますw

習慣化したらめんどくささ無し

最初は面倒くさいなぁと思っていましたが、毎日数十分コツコツしていたら今は特に面倒くささは感じません。

一度基盤を作ってしまえば、後はタスクを追加、編集、削除していくだけなので楽です。

スマホでもサクッとチェック出来る

GoogleカレンダーもNotionもiPhoneアプリがあるので、スマホでもサクッとチェックできるのが良きです。

あまりスマホで編集はしませんが、閲覧用として使っています。

急用や急なタスクが出た時はスマホでも編集しますが、やっぱりPCの方が使いやすいです。

Notionは他の用途にも応用できる

Notionは超優秀で、なんでも出来るのでいろんな事に活用できます。

チームでの案件の管理やチームプロジェクトの管理などもしてます。

無料では制限がありますが、それでもかなり使えるので気になる方は是非！

GoogleカレンダーとNotionのタスク管理システムの悪い所

Googleカレンダー×Notionはなかなかパワフルな感じですが、もちろん悪いところもあります。

タスク管理ツール2つあるのめんどいかも？

複数のタスク管理ツールを使うのは面倒だと感じる人も多いです。

僕も元々Googleカレンダーのみでタスク管理していましたw

１つにまとめたいですが、Notionのカレンダーはあまり好きじゃないので今はGoogleカレンダーとNotionの組み合わせに落ち着いています。

作るまで時間がかかる

Googleカレンダーは複数のカレンダーを追加するだけなので簡単ですが、Notionがなかなか使いこなすまで時間がかかります。

僕もまだまだ使いこなせてないですし、色々出来すぎて迷う事も多々ありますw

一度慣れてしまえば全然大丈夫ですが、やっぱり時間かかりますね

Notionは慣れると色んなことができるようになるので、是非チャレンジしてみてください。

YouTubeに色々チュートリアルが上がっていますよ^ ^(英語だとかなりあります。)

GoogleカレンダーとNotionの組み合わせ良きです(今のところ)

今まで使ってきたタスク管理アプリの歴史はこんな感じ

「Todoist」→「Trello」→「Googleカレンダー」→「Googleカレンダー×Notion」

色々試して行ったところ今はGoogleカレンダーとNotionで落ち着いてます。

Notionが色々出来すぎてヤバイんですよね笑

課金しても全然良いくらい良きです。

Notionは最高な概念(notion)ですよ。

てことで現在の僕のタスク管理術はこんな感じです。(また変わるかも？w)

詳しいNotionの使い方はまた別で記事を書こうかと思います。

この記事が皆様の参考になってくれたら嬉しいです。

では、このブログのタスクも終わったので、チェックボックスにチェックを入れますかね。

あ、タスク管理で一日終わらないように気をつけてくださいねw

では〜